Archiviazione documenti cartacei/Archivi societari

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Si tratta dei cosiddetti “libri bollati” che contengono la registrazione ufficiale di quanto succede in una società. Alcune aziende li tengono ancora a mano, cioè scrivendo materialmente con penna su appositi libri prestampati. Altre, e sono ormai la grande maggioranza, compilano questi libri a computer. La legge non distingue tra le due modalità, quello che importa è che la carta su cui vengono riportati i dati sia stata preventivamente bollata.

Per l’archiviazione, il discorso dei libri bollati scritti a mano è semplice: i libri vengono tenuti tutti assieme su uno scaffale, avendo cura di tenere a mano i libri in uso, mentre quelli vecchi, usati fino all’ultima pagina, starebbero bene in qualche scatola della misura giusta, dato che difficilmente se ne richiede la consultazione.

Parliamo invece dei documenti compilati a computer. Si tratta essenzialmente delle raccolte di verbali delle varie assemblee, sia dei SOCI, o degli AMMINISTRATORI, o dei SINDACI, ecc.

Per questi libri vengono usati dei raccoglitori più sottili (dorso di 3-5 cm), dato che solitamente le assemblee si fanno al massimo due o tre volte all’anno, per cui un raccoglitore di questa grandezza è sufficiente per parecchi anni. Ogni verbale va piegato in modo da vedere la pagina di inizio, ed inserito in una busta trasparente: le buste vengono poi messe nel raccoglitore in ordine di data, la più recente di sopra. Ci sarà poi un cartoncino separatore dopo ogni anno, con ben evidenziato appunto l’anno di gestione a cui i verbali si riferiscono.